1. Sous l'éditeur d'analyses, définition des rubriques de type "Données personnelles".
2. Lancement de l'audit du projet.
3. Mise en place du registre des traitements.
4. Edition du dossier.

Définition des rubriques personnelles

1. Ouvrez l'analyse associée au projet.
2. Si une rubrique d'un fichier de données correspond à des données personnelles :
   • Sélectionnez le fichier dans le graphe de l'analyse (ou dans le volet "Analyse").
   • Affichez la fenêtre de description des rubriques (option "Description des rubriques" du menu contextuel du fichier).
   • Dans le tableau présentant la liste des rubriques, la coche "RGPD" permet de savoir et d'indiquer si une rubrique contient des données personnelles :
     
   • Cochez la coche "RGPD" pour les rubriques concernées.
   • Validez.
3. Générez l'analyse.

Remarque : Dans la fenêtre de description du fichier de données (onglet "Détails"), l'option Activer l'option "données à caractère personnel" à la création des rubriques permet d'indiquer que toute nouvelle rubrique créée dans le fichier aura par défaut l'option "RGPD" cochée.

Bien entendu, il est possible à tout moment de décocher l'option "RGPD" au niveau de la rubrique si cette option n'est pas nécessaire.

Lancement de l'audit RGPD

1. Sous le volet "Projet", dans le groupe "Audit et performances", déroulez "Audit d'édition" et sélectionnez l'option "Audit des données personnelles (RGPD)".
   
   Remarque : L'audit RGPD peut également être lancé depuis l'éditeur d'analyses : sous le volet "Analyse", dans le groupe "Analyse", cliquez sur "Audit RGPD".
2. La fenêtre qui s'affiche présente plusieurs onglets :
   • Audit par source de données : Cette vision permet de retrouver toutes les données concernées par la RGPD ainsi que des conseils (besoin de chiffrement, visibilité, ...).
     
   • Audit par élément du projet : Cette vision permet de vérifier les données personnelles accédées par un élément (une fenêtre par exemple). Il est ainsi possible de vérifier si nécessaire le besoin d'accès et d'effectuer les modifications (suppression de l'accès ou contrôle de l'accès par exemple). Les éléments basés sur une requête contenant des données concernées par la RGPD sont également listées.
     

• Chiffrer les données (sur les bases de données HFSQL, il suffit de l'indiquer dans l'éditeur d'analyses).
• Protéger les bases de données par des identifiants : il suffit de définir des utilisateurs / mots de passe depuis le Centre de Contrôle HFSQL.
• Protéger l'ouverture des fichiers de données par un mot de passe (fonction HPasse sur les bases HFSQL).
• Chiffrer les communications (HFSQL permet de restreindre l'ouverture des connexions aux connexions chiffrées) et utiliser SSL (https).
• etc.

Mise en place du registre des traitements et impression du dossier

• Créer ou intégrer un registre des traitements.
  Pour cela, déroulez et sélectionnez l'option voulue :
  
  Il est possible de :
  • sélectionner un registre des traitements existant (option "Parcourir"). Tous les formats de fichiers sont utilisables. Les fichiers au format docx et xlsx seront automatiquement ouverts et inclus dans le dossier RGPD imprimé.
  • créer un registre des traitements (à partir d'un modèle ou d'un document vide).
• Imprimer le dossier RGPD.
  Il suffit de cliquer sur le bouton "Imprimer le dossier".
  
  Remarque : Si un registre des traitements a été spécifié, il est intégré au dossier imprimé. Ce dossier présente la description et l'utilisation des rubriques contenant des données personnelles dans le projet.